Tempo dedicato alle email: il tempo di lettura scende a 9 secondi

Notizie interessanti per chi scrive email e ha bisogno della massima attenzione. La ricerca Trends in Email Engagement di Litmus conferma un trend in discesa per quanto riguarda il tempo di lettura delle email.

La nostra attenzione per i messaggi di posta elettronica scende a 9 secondi. Ovviamente è una media a livello mondiale ma rappresenta un passo verso la progressiva riduzione della soglia di attenzione:

• 2018: 13.4 secondi.
• 2020: 11.8 secondi.
• 2021: 10 secondi.
• 2022: 8.97 secondi.

Questo vuol dire che il tempo che investiamo per leggere un'email sta diminuendo. Sarà perché abbiamo imparato a scrivere testi efficaci e sintetici, evitando inutili giri di parole? Non proprio.

Perché diminuisce il tempo di lettura?

In realtà non è un tempo basso se lo confrontiamo con quello che investiamo per seguire le notifiche dei social o i messaggi su WhatsApp ma è giusto capire i motivi di questo calo dell'attenzione e come può influenzare il lavoro di chi, invece, la deve catturare nei messaggi di posta elettronica.

Secondo le ricerche condotte da Jakob Nielsen, il padre dell'usabilità online, il nodo è l'uso della posta elettronica da mobile. I tempi delle applicazioni smartphone per leggere l'email sono ristretti rispetto all'utilizzo desktop. Le persone spesso controllano la posta elettronica durante le pause veloci.

Quindi, se aumentano le persone che usano gli smartphone cambia anche la percentuale di email lette da schermi di 4 pollici o poco più. Quindi la fruizione si avvicina al controllo che facciamo delle notifiche.

Tutto ciò a discapito di quello che potrebbe essere il risultato di una lettura più attenta. Che viene messa in difficoltà anche da un'altra tendenza: la diffusione dei video nelle comunicazioni online. Oggi il pubblico preferisce ascoltare e guardare e il mobile contribuisce a tutto ciò. La soluzione?

Come gestire questa tendenza?

Partiamo da un punto: non possiamo impedire questo percorso che porta a una riduzione del tempo dedicato alla lettura delle email. Ma è possibile lavorare nella direzione giusta per creare email efficaci.

In primo luogo, come ci suggerisce sempre la ricerca-infografica di Litmus, bisogna valutare con attenzione i tempi dell'invio: i momenti migliori sono la mattina, non prestissimo, per intercettare gli attimi in cui si analizzano le email prima di iniziare a lavorare o durante la pausa. Il timing peggiore?

Chiaramente la mattina presto. Anche perché le tue email verranno sommerse da tutte quelle inviate in un orario migliore e saranno lette solo alla fine della lista. Bisogna anche considerare il modo in cui l'email viene confezionata. In questi casi è utile seguire un vero esperto del settore, Leo Babauta:

"I usually reply with 1-3 sentences. It’s rare that I will send a message longer than 5 sentences, and if I do, I have to really justify it to myself. If something needs to be written in longer form, I’d prefer to open a new Google Doc, write it up, and share it with the person (docs are better for sharing, collaborating, editing)".  

Le email devono concentrarsi. Una risposta dovrebbe essere lunga massimo 2 o 3 frasi, non più di 5. Se serve un documento più articolato lo scrivi su Google Docs e lo condividi. Le e-mail brevi sono facili da leggere e da elaborare. A volte servono meno di 9 secondi per farti capire e ottenere una risposta.

"I still have an email address customers can write to. I see most of those emails. I see them and I forward them to the executives in charge of the area with a question mark. It's shorthand [for], 'Can you look into this?' 'Why is this happening?'"

Ecco il metodo del punto interrogativo di Jeff Bezos: inoltro di un'email con un problema alla persona che se ne deve occupare scrivendo un singolo carattere: un punto interrogativo. Basta questo per capire.

Migliora la leggibilità delle email

C'è la formattazione da curare: il tempo di lettura delle email può calare se si scrive un testo semplice, diretto ma anche facile da scansionare. La leggibilità è un aspetto sostanziale da valutare quando si scrive un messaggio di posta elettronica o una newsletter e tutti i client ormai ti permettono di gestire questo aspetto al meglio. Ad esempio puoi inserire grassetto, link, testo in evidenza, titoli.

"Half of recipients immediately delete and 51% unsubscribe from email messages that don’t display properly on mobile" - 99designs.it

Tutto ciò diventa fondamentale per migliorare la leggibilità dei testi da mobile. Vale per le email professionali, quelle che si scrivono a colleghi e clienti, ma anche per le newsletter e le DEM commerciali. Anzi, in questi casi la leggibilità diventa un parametro per ottimizzare i tempi di lettura.

L'email non è uno strumento destinato a essere superato. Nuove tecnologie e sviluppi dell'Intelligenza Artificiale saranno in grado di ridare nuova vita e forma a questo metodo di comunicazione asincrono introdotto da Ray Tomlinson nel 1971: scrivere email efficaci sarà sempre importante.