Mail professionali: cinque errori da evitare.

Buongiornissimo con il nostro Caffettino!!!

Tranquilli, non sono impazzito. Volevo solo darvi un esempio di come essere poco professionali nel contesto sbagliato possa risultare fuori luogo. Come quando nelle mail di lavoro i clienti, i partner o i colleghi commettono alcuni errori senza rendersene conto. E ammettiamolo, a volte capita anche a noi di sbagliare. Per questo oggi voglio indicarvi cinque semplici ma importanti errori da evitare per scrivere mail in modo professionale.

• Non rispondere a tutti. Sebbene nel 2020 il corretto utilizzo della posta elettronica dovrebbe essere chiaro a tutti, ci sono ancora moltissime persone che non sanno rispondere correttamente alle mail e, invece di scegliere l'opzione "rispondi a tutti" optano per un improprio "rispondi". Così tutti gli altri destinatari della mail restano tagliati fuori e il mittente dovrà prendersi la briga di aggiungerli nuovamente alla conversazione.

• Scrivere oggetti lunghi e incomprensibili. Nella definizione dell'oggetto della mail c'è chi si dilunga o scrive testi poco comprensibili: chi non ha la dote della sintesi o della chiarezza dovrebbe imparare a racchiudere nell'oggetto l'argomento della mail con poche parole semplici, in modo che il destinatario non debba sforzarsi di capire, anche perché spesso quest'ultimo leggerà la posta da mobile. L'oggetto dev'essere breve quindi, ma anche specifico.

• Essere maleducati. Il terzo errore da evitare assolutamente è cominciare una mail senza dire almeno un "buongiorno" o un "ciao". A dirla tutta, sarebbe appropriato anche un "come stai?". Invece in molti iniziano la propria mail andando dritti al punto, magari scrivendo in testa al messaggio "urgente", senza considerare che dall'altra parte c'è una persona che merita rispetto ed educazione.

• Esagerare con la punteggiatura. Partiamo dall'assunto che ogni segno di interpunzione è importante, quindi può servire a spiegare bene l'argomento che stiamo affrontando in una mail. L'importante è essere parsimoniosi con la punteggiatura e specialmente non esagerare con i punti esclamativi: oltre a rivelare che non possediamo una grammatica efficace, abusarne è indice di un atteggiamento infantile.

• Fare i simpatici. È noto che l'umorismo nei messaggi scritti possa frequentemente non essere compreso. Se su WhatsApp ci sono le emoticon che aiutano a comprendere il senso di una frase, nelle mail non abbiamo questo strumento, perciò bisogna evitare di fare i comici della situazione, sperando inutilmente che che il destinatario della mail capisca il nostro senso dell'umorismo. Questa regola vale anche per le mail che non sono di lavoro.

Dopo questa panoramica sui cinque errori da evitare nella scrittura di una mail, voglio darvi il consiglio dei consigli: rileggete sempre i vostri messaggi prima di inviarli. Dopo aver scritto la vostra mail prendetevi una pausa e poi rileggetela, per capire a mente fresca se c'è qualche errore da correggere. È una buona abitudine che porta via pochissimo tempo e permette di non fare brutte figure.

Fare attenzione a tutte questi aspetti sembra banale, ma essere professionali significa anche esprimersi in modo professionale. Oltretutto conoscere questi errori e le regole che ne conseguono è utile anche al di là del lavoro, per scrivere mail chiare, educate, corrette, concise e serie. Anche perché c'è il rischio concreto che più andremo avanti e meno saremo capaci di scrivere bene, a causa di un analfabetismo di ritorno che coinvolge un pubblico sempre più ampio.

E voi cosa ne pensate?

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